Vừa qua, TYM rất vui khi cùng các bạn lớp Event của trường BMG International chia sẻ Cách Tổ Chức Event Hiệu Quả & Xử Lý Những Tình Huống với anh Nguyễn Anh Vũ – Giám Đốc Công ty Buzz Communication. Mặc dù đã chuẩn bị từ trước nhưng TYM khá bất ngờ về không khí hôm đó: rất sôi nổi và thân thiện.
Mở đầu là:
Anh Vũ đã “làm nóng” không khí với trò chơi đồng đội giống như vòng cuối của trò chơi truyền hình Kim Tự Tháp (có thể đây là một cách để mọi người cùng gắn kết và hướng về một chủ đề chăng! He he…)
Các bạn cũng rất hào hứng tham gia trò chơi.
Sự xuất hiện của anh Nguyễn Thanh Tân – Giám Đốc Phát Triển Đào Tạo của BMG càng khiến mọi người nồng nhiệt hơn.
Anh Tân gửi quà tặng đến các bạn tham gia trò chơi (tuy TYM không chơi nhưng cũng được các bạn chia phần nữa he he).
Theo các bạn, có bao nhiêu loại sự kiện thường được tổ chức? Nhiều lắm nhé, hãy xem bạn đã từng tham gia vào những sự kiện nào sau đây:
- Họp Báo/ hội nghị/ hội thảo
- Hội chợ, triển lãm
- Tiệc tối
- Music show, fashion show
- Sự kiện công ty: Lễ khai trương, lễ động thổ, khánh thành, kỷ niệm…
- Sự kiện khác: Lễ hội, thể thao, chương trình cộng đồng…
Và còn nữa…
Dưới góc độ của Agency, anh Vũ đã đưa ra quy trình tương đối chuẩn để tổ chức Event như sau, các bạn tham khảo nhé:
Quy trình này đã được xây dựng dựa trên trải nghiệm nhằm giúp bạn có thể hình dung tất cả các công đoạn trong thời gian tổ chức sự kiện sao cho thật hiệu quả.
Kế đến, các lỗi thường bị mắc phải trong lúc tổ chức Event đã được nhắc đến một cách trình tự như:
- Lỗi trong thiết kế in ấn khi tổ chức Event (những lỗi này, hiện nay TYM cũng đang đề cập trong chuyên đề P4M).
- Lưu ý về cách tuyển dụng, điều hành, quản lý nhân sự trong quá trình Event diễn ra.
- Thiết bị trong Event được chuẩn bị như thế nào cho hợp lý!
- Chương trình sẽ “chạy” ra sao!
- Các yếu tố khách quan khác ảnh hưởng đến Event!
Vậy tại sao Event thường mắc những lỗi trên? Theo anh Vũ, những yếu tố khiến “cục diện trận đấu” Event bị thay đổi do:
- Không khảo sát thực tế.
- Chủ quan.
- Không theo checklist-deadline
- Không “brief” kỹ nhà cung cấp (“Brief” nghĩa là trình bày, truyền đạt ý muốn của mình đến nhà cung cấp thực hiện)
- Làm việc không rõ ràng với khách hàng và cộng sự.
- Không theo sát và kiểm tra công việc.
Vậy thì bí quyết để tổ chức một Event thành công là gì?
- Làm nhiều hơn mong đợi của khách hàng.
- Đảm bảo thông tin thông suốt.
- Không bao giờ ngừng học hỏi
- Suy nghĩ cầu toàn.
Nếu yêu thích tổ chức sự kiện và muốn trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực này, bạn cần rèn luyện những kỹ năng & kiến thức sau:
- Có óc sáng tạo.
- Kiến thức Marketing
- Khả năng tư duy – suy nghĩ hệ thống
- Khả năng lãnh đạo
- Quản lý dự án
- Phân tích vấn đề
- Tính toán, quản lý ngân sách
- Giao việc, ủy quyền
- Đàm phán
- Truyền đạt thông tin (nói và viết)
- Sẵn sàng đi công tác
- Sẵn sàng làm việc ngoài giờ
- Ham học hỏi
- Có khả năng giải quyết nhiều việc cùng lúc
- Kỹ năng theo dõi, đôn đốc
- Là người khởi sướng
- Am hiểu thiết bị âm thanh, ánh sáng, hình ảnh.
- Chi tiết hóa các vấn đề.
- Kỹ năng vi tính, ngoại ngữ
- Trung thực
- Nhiệt tình, năng nỗ
- Kiên nhẫn.
Đọc xong bài này, không biết TYM có làm “nản lòng một ai đó” yêu thích Event không nhỉ! Riêng TYM thấy mình rất phấn chấn bởi học hỏi được rất nhiều…
Chưa dừng lại ở đó, Anh Vũ đã đưa ra hàng loạt các case study để các bạn cùng phân tích.
Các bạn hoàn toàn có thể “sống lại” thời khắc hôm đó khi download file ghi âm (Tối nay sẽ update link download cho mọi người). TYM tin chắc là nó sẽ giúp các bạn cảm nhận vấn đề sâu sắc hơn về cách tổ chức một Event thành công là như thế nào.
“Chương trình tường thuật” hội thảo từ TYM kết thúc rồi. Hẹn các Marketer lần sau nhé. Tạm biệt….
.
