CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ

Truyền thông là gì?

- Truyền thông là quá trình thông qua đó con người bày tỏ quan điểm hoặc diễn tả cảm xúc của mình.

- Là việc chuyển tiếp thông tin hoặc thông điệp từ một cá nhân hoặc một tổ chức đến đối tượng khác nhằm mục đích cho đôi bên hiểu nhau.

Thu thập, chuyển tiếp, xử lý và lưu trữ thông tin

Sơ đồ hiệu quả truyền tải thông tin

Để quá trình truyền thông hiệu chúng ta cần phải giảm độ nhiễu trong quá trình truyền thông đồng thời lắng nghe sự phản hồi của người nhận để kịp thời điều chỉnh hay rút kinh nghiệm cho lần sau.

Người phát cũng phải chuyển đúng từ ý tưởng của mình sang các công cụ mã hoá sao cho đừng bị lệch lạc ý tưởng. Việc nhiễu có thể bắt đầu từ việc giải mã của người nghĩ ra ý tưởng và việc giải mã của người nhận phụ thuộc vào trình trộ của họ và cũng chịu ảnh hưởng rất nhiều từ khuynh hướng của người mã hoá. Do đó, trước tiến hành mã hoá người phát phải tìm hiểu trình độ, văn hoá, quan niệm… của người nhận để mã hoá sao cho người nhận có thể hiệu đúng ý của mình.

Sau khi thông điệp đã được mã hoá thì chúng ta phải cân nhắc việc lựa chọn kênh truyền thông sao cho hiệu quả, các kênh truyền thông nào truyền tải được đến đối tượng mà ta nhắm đến độ nhiễu, sai lệch của kênh rất ít… Việc lực chọn này phù thuộc và văn hoá, tập quán của các khực chẳng hạn như văn hoá ở nông thôn thì truyền thông qua truyền hình và truyền thanh phổ biến hơn báo và tạp chí. Vì vậy, để thực hiện một chương trình truyền thông hiệu quả đòi hỏi người phát phải nghiên cứu trước các vấn đề về văn hoá, tâm lý, nhận thức, trình độ, ngôn ngữ và các rào cản vật lý khác để giảm đi độ nhiễu, truyền tải thông điệp chính xác đến đối tượng mục tiêu.

Việc chuyển tải các thông điệp thông qua các kênh truyền không chỉ ở những đưa thông tin, mã hoá ý tưởng, còn phải phụ thuộc rất nhiều các phóng viên trong giới báo đài về việc đăng tin bài, vị trí, nội dung đăng tải và những hỗ trợ khác của họ. Do vậy, việc xây dựng mối quan hệ với giới báo đài là rất quan trọng trong quá trình truyền thông.

Mỗi phương tiện truyền thông khác nhau sẽ có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau, sau đây là một số kênh truyền thông hiệu quả ở việt Nam:

Ưu điểm và nhược điểm của một số phương tiện truyền thông

-Thông điệp hiệu quả.

6C trong thông điệp PR

Thông điệp của một hoạt động quan hệ công chúng cần đảm bảo 6 yếu tố cơ bản để có thể thống nhất với các hoạt động khác trong nỗ lực chung để tạo dựng hình ảnh thương hiệu.

Credibility – Uy tín của nguồn phát thông điệp

Sử dụng các tiêu chuẩn đo lường thông dụng hay các chuyên gia để khẳng định tính chính xác thông tin về sản phẩm, về công ty.

Một thông cáo khuyên dùng của các trung tâm bác sĩ nha khoa chắc chắn sẽ có ích cho các sản phẩm chăm sóc răng miệng, đó là hình ảnh mà Colgate cố xây dựng nhằm thuyết phục những người mua thông qua sự thử nghiệm của bác sĩ chuyên khoa.

Context – Phạm vi phân phối thông điệp cần phù hợp với mục đích đặt ra

Điều này thể hiện việc lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp trong đó bao gồm cả việc xác định phạm vi mà phương tiện được truyền tải. Các sản phẩm phân đạm vẫn thường được quảng cáo trên Báo Nông Thôn Ngày Nay thay vì quảng cáo trên Báo Phụ Nữ.

Tuy nhiên, phạm vi phân phối thông điệp PR thường mang tính chính xác cao, vì vậy, điều cần thiết là đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi được truyền tải một cách chính xác. Nỗ lực xây dựng thương hiệu thông qua việc duy trì đội bóng gạch Đồng Tâm cũng là một ví dụ.

Content – Nội dung thông điệp cần đơn giản, dễ hiểu và có ý nghĩa đối với người nhận

Mead Johnson cho rằng, tình thương của người mẹ đối với con bằng sữa Enfa A+ giúp trẻ thông minh và mang đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé và @ cho mẹ”. Tuy nhiên, hình ảnh A+ hơi khó hiểu, vì nếu hiểu là điểm thì Việt Nam sử dụng thang điểm 10 chứ không dùng điểm A+. Việc này phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng thông điệp PR trên báo thông qua các bài phỏng vấn Tổng giám đốc Tradewind Asia – Trưởng đại diện phịu trách nhiệm tiếp thị của Mead Johnson Nutritionals tại Việt Nam về các chất bổ sung DHA và ARA. Như vậy Mead Johnson đã chuyển đổi ý nghĩa thông điệp điểm A+ sang ý nghĩa hợp chất DHA+ARA.

Clarity – Thông điệp phải rõ ràng

Thông điệp rõ ràng nhằm tránh những hiểu nhầm không đáng có. Hình ảnh trong thông điệp được thể hiện rõ ràng thì công việc định vị sẽ được thực hiện tốt. Điều đặc biệt là thông điệp trong hoạt động PR mang tính chân thực cao hơn trong các quảng cáo, do đó nó dễ lôi cuốn các đối tượng và dễ gây dựng các giá trị và niềm tin về thương hiệu hơn là quảng cáo.

Chanel – Lựa chọn kênh quảng bá nào

Như đã được đề cập trong quá trình chọn lựa kênh quảng bá, chủ thể của hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận thông điệp nào sẽ sử dụng kênh PR nào. Sự phù hợp giữa đối tượng và kênh truyền là một yếu tố quan trọng thúc đẩy thông điệp được truyền tải tốt hơn.

Công ty Kinh Đô mong muốn tiếp cận đa số những người yêu thích bóng đá thông qua việc tài trợ cho Giải vô địch bóng đá quốc gia V.League 2004. Tuy nhiên, đặc tính của các đối tượng xem bóng đá và hiện diện trên các sân bóng lại không phải là đối tượng sẽ có quyết định mua đối với các sản phẩm bánh ngọt.

Năm 2003 còn có Pepsi đi cùng Kinh ĐÔ trong việc tài trợ cho V.League, nhưng đến năm 2004 giải chỉ còn là Kinh Đô – V.League 2004. Nguyên nhân vì sao Pepsi từ bỏ việc tài trợ cho sự kiện này hoàn toàn phụ thuộc vào tính hiệu quả của chương trình, mặc dù đối tượng mà Pepsi hướng tới phù hợp hơn Kinh Đô.

Capability – Khả năng tiếp nhận và hiểu thông điệp của người nhận.

Như đã đề cập ở phần trên, đa phần thông điệp “A+ cho bé và @ cho mẹ” của Mead Johnson khá khó hiểu đối với những người mẹ. Các đặc tính về kỹ thuật nên được chuyển tải thông qua những gì đơn giản mà dễ hiểu.

Khi sử dụng PR, điều quan trọng là cả 6 yếu tố C phải được kết hợp đồng thời, hợp lý trong mối quan hệ tổng hoà giữa chúng chứ không chỉ chọn lựa yếu tố bất kỳ nào. Khi đã có kênh và đối tượng rõ ràng, thông điệp thích hợp chắc chắn sẽ đạt được sự thu nhận của phía người mua đối với thương hiệu.

2. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC PR

Chiến lược PR 6 điểm

Công tác chuẩn bị:

- Tìm hiểu kỹ các nội dung sau: sản phẩm, thương hiệu công ty, khách hàng, cách thức hoạt động của công ty.

- Tìm hiểu các thông tin về công chúng đang được quan tâm, ai là người đề xướng, cá nhân hay tổ chức nào chỉ đạo.

- Tập hợp các thông tin trên bằng văn bản.

- Chuẩn bị sẵn nhân lực, trang thiết bị và những người đủ kinh nghiệm.

2.2.1. Đánh giá hiện trạng

Trước khi một chương trình PR được đặt ra, chúng ta cần phải là rõ điểm khởi đầu của nó. Các nhà làm PR phải biết tự đặt ra và đi tìm lời giải cho câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Công chúng hiểu không chính xác những vấn đề nào?

Tiến trình chuyển đổi những tình huống cơ bản nhờ vào hoạt động PR.

Đây là những tình huống cơ bản mà các nhân viên PR thường gặp phải. Mục đích sau cùng của người làm PR là cung cấp thông tin để giúp mọi người hiểu theo hướng tích cực.

Khi tiến hành đánh giá hiện trạng hình ảnh công ty hoặc sản phẩm chúng ta nên xem xét từng tình huống tiêu cực.

Sự đối nghịch: Nguyên nhân do những sai lầm của doanh nghiệp hoặc cũng có thể do những nguyên nhân sự bất hợp lý, hiểu lầm, thông tin không chính xác…trong quá trình cung cấp thông tin. Như vậy khi rơi vào tình huống này người làm PR phải xác định được mức độ đối nghịch, sự đối nghịch này được diễn ra dưới hình thức nào? Cách giải quyết là chúng ta thể hiện lời giải thích thông qua các chương trình sao cho khách hàng đạt được sự thông cảm.

Thành kiến: Nguyên nhân của sự thành kiến là do có thể ảnh hưởng từ mội trường xung quanh như gia đình, giáo dục, tôn giáo, xã hội, môi trường hay chỉ là những hiểu lầm.

Thờ ơ: Thu hút được mọi người là một kỹ năng quan trọng nhất đối với người làm PR. Đòi hỏi chúng ta phải hiểu biết, thuyết phục, năng động và không ngừng sáng tạo để tổ chức những sự kiện hây thu hút sự quan tâm mọi người tránh để họ thờ ơ với công ty

__________________

Xem đầy đủ bài viết tại http://vietiep.wordpress.com/2007/08/03/ch%c6%b0%c6%a1ng-trinh-truy%e1%bb%81n-thong-hi%e1%bb%87u-qu%e1%ba%a3